Quản Lý Tiền Mặt Trong Doanh Nghiệp

Mục tiêu của quản lý tiền mặt là phải đảm bảo cho việc tăng đầu tư lượng tiền mặt nhàn rỗi nhằm thu lợi nhuận trong khi vẫn duy trì mức thanh khoản hợp lý để đáp ứng các nhu cầu trong tương lai. Bạn phải lập kế hoạch khi nào thì có tiền nhàn rỗi có thể dành cho đầu tư và khi nào thì cần vay thêm tiền.

Lượng tiền mặt cần có phụ thuộc vào tình hình tiền mặt hiện có, độ ưa chuộng thanh khoản, kế hoạch đáo hạn nợ, khả năng vay nợ, dòng tiền mặt dự kiến và những phương án thay đổi dòng tiền mặt do những biến động trong tình hình thực tế. Doanh nghiệp của bạn không nên để số dư tiền mặt quá lớn bởi vì đó là vốn không sinh lợi.

Quản lý tiền mặt cũng bao gồm việc bạn biết số lượng tiền có thể đưa vào đầu tư là bao nhiêu và khoảng thời gian có thể đầu tư đối với khoản tiền đó. Khi việc thu và chi tiền diễn ra ăn khớp và có thể dự đoán trước được, doanh nghiệp của bạn sẽ chỉ cần duy trì một lượng tiền mặt thấp. Bạn cần dự đoán chính xác lượng tiền mặt cần có, nguồn tiền và mục đích chi trả. Dự đoán giúp bạn trong việc thực hiện một cách đúng lúc các hoạt động huy động vốn, trả nợ và tính số tiền lưu chuyển giữa các tài khoản.

Bạn không cần giữ nhiều tiền mặt nếu có thể vay tiền nhanh chóng từ ngân hàng, ví dụ theo hình thức vay theo hạn mức tín dụng, trong đó cho phép bạn vay tiền ngay lập tức tới một mức tối đa nhất định. Doanh nghiệp cũng có thể tìm kiếm các nguồn tiền mặt không nhất thiết phải nằm im trong tài khoản như các khoản tạm ứng cho nhân viên. Tiền mặt dư ra cần đem đầu tư vào các kênh đầu tư có tính thanh khoản cao như chứng khoán có thể mua bán để thu lợi nhuận. Tuy vậy, tiền mặt trong một số tài khoản ngân hàng có thể không dùng để đầu tư được. Ví dụ: khi ngân hàng cho một doanh nghiệp vay tiền họ thường yêu cầu doanh nghiệp phải gửi một khoản tiền tại ngân hàng như là khoản thế chấp. Khoản tiền này gọi là số dư bù trừ, thực tế đó là tiền mặt bị giới hạn đối với doanh nghiệp. Hơn nữa, doanh nghiệp lại không thu được lãi từ khoản tiền này tại ngân hàng.

Nắm giữ các chứng khoán có thể mua bán được coi là giải pháp tránh tình trạng thiếu tiền mặt. Các doanh nghiệp có hoạt động mang tính thời vụ nên mua những loại chứng khoán có tính thanh khoản cao phòng khi thiếu tiền mặt.

Áp lực của việc quản lý tiền mặt là thúc đẩy thu tiền và trì hoãn thanh toán.

Đẩy mạnh dòng tiền vào. Để đẩy mạnh dòng tiền vào, bạn cần 

1 - biết về chính sách tiền mặt của ngân hàng

2 - biết nguồn và thực trạng tiền thu của công ty,

3 - Thu thập và cập nhật thông tin tình hình tài chính của khách hàng

4 - Gửi giấy báo nợ nhứng khoản nợ đến hạn của khách hàng, có thể sử gọi điện thoại thông báo cho khách hàng.

5 - lập quy trình thanh toán một cách tối ưu nhất, sử dụng đa dạng các phương thức thu tiền...

Trì hoãn dòng tiền ra. Có nhiều cách khác nhau để trì hoãn chi trả tiền bao gồm:

- Tận dụng hết lợi thế từ những điều khoản mua chịu

- Thanh toán đúng hạn: Nên sử dụng chuyển khoản vào ngày cuối cùng của thời hạn phải thanh toán. Công ty có thể vẫn đáp ứng được yêu cầu của nhà cung cấp đồng thời vẫn có thể sử dụng được khoản tiền đó lâu nhất có thể;

- Đàm phán với nhà cung cấp khi họ không thấy được tình hình tài chính của công ty. Nếu công ty cần trì hoãn thanh toán, cần phải có được sự tin tưởng và thông cảm từ phía nhà cung cấp; 

- Xem xét kỹ lưỡng khi chấp nhận thanh toán sớm để được hưởng chiết khấu của nhà cung cấp. Nó có thể có lợi cho công ty nhưng cũng có thể là một thiệt thòi cho công ty khi thanh toán sớm. Cần xem xét chi tiết các điều khoản; 

- Không nên luôn luôn lựa chọn những nhà cung cấp có giá thấp nhất. Nhiều khi điều khoản thanh toán mềm dẻo có thể góp phần cải thiện dòng tiền của công ty hơn là mặc cả được giá rẻ.

- Khi hàng hóa đã nhận nhưng hóa đơn chưa về, đây là lý do hợp lý với nhà cung cấp để bạn có thể trì hoãn thanh toán, tuy nhiên cần cân nhắc nếu là nhà cung cấp thường xuyên.

- ....

Các dấu hiệu cảnh báo thiếu hụt tiền mặt 

Liệu tiền mặt của doanh nghiệp có khả năng bị thiếu hụt không? Hãy chú ý đến những dấu hiệu cảnh báo tiềm tàng sau:

· Tiền mặt đã sụt giảm trong nhiều tháng.

· Phải mất nhiều thời gian hơn để thu hồi cáckhoản phải thu

· Gia tăng khoản phải trả.

· Bạn phải gạt sang một bên các hóa đơn đáng lẽ bạn phải thanh toán đúng hạn.

· Bạn không thể trả lương bình thường cho bản thân.

· Người bán liên tục gọi điện hỏi bạn về việc thanh toán các hóa đơn.

· Mức hàng tồn kho tăng lên.

· Bạn đã thấu chi tài khoản vãng lai và hy vọng bù đắp bằng doanh thu bán hàng mới.

· Bạn phải dùng tiền của mình để trang trải các chi phí hàng ngày của doanh nghiệp

Làm gì khi lượng tiền mặt không đủ để trang trải các khoản nợ sắp đến hạn

Khi bạn đã vận dụng các phương pháp tối ưu nhất để quản lý dòng tiền, tuy nhiên thì nhiều khi có những yếu tố khách quan không lường trước được, đó là những rủi ro trong kinh doanh như khách hàng rơi vào tình trạng ko đủ khả năng thanh toán cho bạn, nhà cung cấp thường xuyên cho bạn yêu cầu thanh toán sớm mặt dù chưa đến hạn nhưng để duy trì mối quan hệ bạn buộc lòng phải thanh toán,.. trong khi các khoản nợ phải trả nhà cung cấp, các khoản vay ngân hàng, phải trả người lao động.. đang đồn đập kéo tới.

Chìa khoá để vượt qua sự thâm hụt về tiền là việc nhận biết những vấn đề càng sớm và càng chính xác càng tốt. Các ngân hàng thường cảnh giác đối với những công ty khan hiếm về tiền. Họ thường chỉ thích chovay khi những công ty chưa thực sự cần tiền, khoảng một tháng trước khi công ty cần tiền để chi tiêu. Nếu công ty không phát hiện và dự đoán được sự thâm hụt ngân quỹ, ngân hàng rất khó có thể cho công ty vay khi công ty đang lâm vào tình trạng thâm hụt.

Nếu công ty bạn dự đoán được sẽ thâm hụt tiền, bạn có thể đàm phán một hạn mức tín dụng với ngân hàng. Điều này cho phép công ty có thể vay tiền khi cần. Thực sự cần thiết khi công ty có được hạn mực tín dụng trước khi gặp phải khó khăn về tiền.

Nếu ngân hàng không cho vay tiền, bạn có thể cầu viện đến nhà cung cấp. Các chủ nợ thường mong muốn công ty bạn tiếp tục tồn tại và kinh doanh để trả tiền hơn là các ngân hàng, và họ có thể hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh của công ty bạn. Công ty có thể có được những điều khoản gia hạn từ nhà cung cấp, đó gần như là những khoản vay chi phí rất thấp. Điều đó chỉ có thể nếu công ty có quan hệ tín dụng tốt trong quá khứ và đã thông báo tình hình tài chính cho nhà cung cấp.

Xem xét sử dụng các công cụ tài chính. Đó là các dịch vụ tài chính như mua nợ, mua các khoản phải thu mà công ty bạn không có khả năng thu hồi trong nhiều tuần hoặc trong nhiều tháng. Công ty bạn có thể mất khoảng 15%các khoản phải thu này, khi công ty mua nợ yêu cầu chiết khấu, nhưng điều đó giúp công ty tránh được những phiền nhiễu khi đòi nợ và có thể là nguồn trang trải cho hoạt động hàng ngày mà không phải vay mượn.

Thúc giục các khách hàng tốt nhất thanh toán. Giải thích cho họ tình hình tài chính và, nếu cần thiết, cung cấp các khoản chiết khấu thanh toán cho họ. Công ty cũng cần đốc thúc những khách hàng chậm thanh toán, những khách hàng đã nhận được hoá đơn nhưng chưa thanh toán sau hơn 90 ngày. Đề nghị chiết khấu nếu họ thanh toán ngay lập tức.

Lựa chọn thanh toán các hoá đơn một cách thận trọng. Đừng chỉ thanh toán các khoản nhỏ nhất và bỏ qua các khoản khác. Hãy thanh toán lương cho nhân viên trước, nếu không có thể họ sẽ nghỉ việc tuy nhiên có thể thanh toán một phần và thông báo tình trạng hiện tại của công ty, những người lao động gắn bó thực sự với doanh nghiệp sẽ sát cánh cùng bạn vượt qua khó khăn này. Tiếp theo hãy thanh toán cho những nhà cung cấp thiết yếu. Hỏi các nhà cung cấp cònlại xem công ty có thể trì hoãn thanh toán hoặc thanh toán trước một phần. Trong bối cảnh khả năng thanh toán của bạn bị giảm sút thì việc phân loại tính chất của các khoản nợ đến hạn là vô cùng quan trọng, nó sẽ giúp bạn có thêm thời gian để chuẩn bị cho những phương án tiếp theo...